Cách viết nội dung hồ sơ năng lực công ty hấp dẫn

Dù cho bạn là một doanh nghiệp non trẻ hay một thuơng hiệu lâu đời thì việc sở hữu một quyển hồ sơ năng lực là một điều cần thiết.

Hồ sơ năng lực từ lâu đã được xem là một phương tiện marketing giúp khách hang và đối tác hiểu rõ hơn công ty bạn. Tuy nhiên hồ sơ năng lực không phải để bán sản phẩm, mà đúng hơn là đưa hình ảnh của thương hiệu đến gần hơn với công chúng.

Để tạo ra một quyển hồ sơ năng lực chuyên nghiệp cần hội tụ rất nhiều yếu tố: thiết kế, hình ảnh, nội dung,…Nếu hình ảnh thiết kế là yếu tố thu hút sự chú ý của khách hàng thì nội dung lại là nhân tố để họ lật đến trang cuối cùng.
 

Để đảm bảo mọi thông tin mà bạn truyền tải trong hồ sơ năng lực đến được với người đọc, bạn cần làm sang tỏ hồ sơ năng lực truyền thống và đặt mình vào vị trí của khách hàng. Hãy nghĩ xem nếu bạn là họ bạn sẽ muốn đọc kiểu nội dung thế nào?

Và để giúp bạn dễ dàng hình dung hơn về cách thiết kế nội dung cho một quyển hồ sơ năng lực, Tempe sẽ chỉ bạn một số mẹo hữu ích

1. 1. Xác định mục đích khi viết Hồ sơ năng lực

Rất nhiều doanh nghiệp sử dụng hồ sơ năng lực công ty cho nhiều mục đích khách nhau, bao gồm cả website công ty, portfolio và phát triển kế hoạch. Vậy nên, trước khi bắt tay vào tạo nên một nội dung, điều quan trọng là xác định Hồ sơ năng lực của công ty sẽ được sử dụng vào mục đích gì? Và có thể điều chỉnh được ở giai đoạn sau nếu  cần.

Giả sử Hồ sơ năng lực công ty được phát hành dưới dạng pdf và đăng trên website của doanh nghiệp. Việc đầu tiên bạn cần làm lập check list các chủ đề bạn muốn biết về công ty mình dưới tư cách là người đọc và đảm bảo sử dụng giọng văn phù hợp. Tùy thuộc vào khách hàng mục tiêu mà sẽ có những giọng văn khác nhau từ trang trọng, tinh tế đến gần gũi, vui vẻ.

Hãy đảm bảo rằng bạn hiểu khách hàng cần gì và muốn gì trước khi bắt đầu triển khai nội dung.

2. 2. Quyết định phong cách viết

Sau khi xác định được tông giọng của nội dung, bước tiếp theo người làm nội dung cần xác định cách trình bày những nội dung này. Bạn muốn đi theo phong cách truyền thông khi các phần được chia nhỏ thành nhiều phần khác nhau hay theo dòng thời gian?

Dù dưới bất kỳ hình thức nào, bạn không nên sợ sự khác biệt và rời xa chuẩn mực, chỉ cần nó gắn liền với thương  hiệu và thông điệp mà bạn muốn truyền tải.  

3. 
4. 3. Kể một câu chuyện

Khi bạn thuyết phục mọi người chú ý vào công ty mình, bạn cần phải tạo ra một câu chuyện đủ hấp dẫn. Việc liệt kê ngày tháng và số liệu sẽ khiến người đọc trở nên nhàm chán và dễ dàng để nó sang một bên. Vậy nên hãy kể một câu chuyện thật hấp dẫn và đảm bảo rằng người đọc cũng đồng cảm và hòa mình vào câu chuyện mà bạn tạo ra. Không quan trọng xuất phát điểm của bạn ở đâu, quan trọng là cách bạn giải quyết vấn đề và trở thành vị trí như ngày hôm nay.

4. 4. Phác thảo sứ mệnh thương hiệu

Bên cạnh bộ nhận diện thương hiệu, một yếu tố truyền tải hình ảnh đến với khách hàng chính là Sứ mệnh – giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Nếu chưa có một tuyên bố sứ mệnh, hãy đi sâu vào thực tế của mọi thứ và viết một tuyên bố hấp dẫn về các giá trị, đặc điểm và thị trường ngách của doanh nghiệp bạn.

Bên cạnh một câu chuyện hấp dẫn, bạn cần phải cho khách hàng biết được định hướng doanh nghiệp và lý do để họ tin tưởng lựa chọn sản phẩm và dịch vụ của bên bạn thay vì những đối thủ cạnh tranh khác trong nghề.

Ví dụ, Disney tuyên bố sứ mệnh của mình là khuyến khích sự tin tưởng rằng họ sẽ cung cấp cho khách hàng một trải ghiệm giải trí sang tạo nhất thế giới : 'Sứ mệnh của Công ty Walt Disney là trở thành một trong những nhà sản xuất và cung cấp thông tin và giải trí hàng đầu thế giới. Sử dụng danh mục các thương hiệu của chúng tôi để phân biệt nội dung, dịch vụ và sản phẩm tiêu dung. Chúng tôi tìm cách phát triển các trải nghiệm giải trí và các sản phẩm liên quan sáng tạo, đổi mới và có lợi nhất trên thế giới.”

Việc viết nên sứ mệnh của công ty sẽ tạo niềm tin cho người đọc về thương hiệu của bạn.
 

5. Giữ một định dạng rõ ràng xuyên suốt

Khi viết hồ sơ năng lực điều đầu tiên cần đảm bảo định dạng rõ rang và sạch sẽ. Các phông chữ và kích thước đồng bộ từ tiêu đề đến text trong. Đừng chế ngự hồ sơ năng lực công ty bằng những hình ảnh không liên quan và màu sắc sặc sỡ. Bám sát những sản phẩm phù hợp với phần còn lại của thương hiệu.

6. Viết Lịch sử Công ty theo Thứ tự Thời gian

Việc nhảy từ quá khứ đến hiện tại và quay lại nhiều lần sẽ chỉ khiến người đọc của bạn bối rối, đó là lý do tại sao bạn cần liệt kê lịch sử của công ty theo định dạng thời gian. Việc này có được thực hiện dưới dạng một dòng thời gian hay các đoạn văn hay không là hoàn toàn tùy thuộc vào bạn.

Điều quan trọng là đảm bảo rằng nó trôi chảy, rành mạch và nó có ý nghĩa đối với người đọc. Khi làm như vậy, điều cần thiết là không bị sa lầy bởi quá nhiều chi tiết. Thay vào đó, bạn nên liệt kê những thành tựu chính để cho thấy công ty của bạn đã đạt được vị trí như ngày hôm nay như thế nào. Nếu là doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể ghi thông tin về quá trình thành lập và phát triển thương hiệu.

7. Bao gồm lời chứng thực

Bất kỳ lời chứng thực tốt nào cũng có thể tăng thêm giá trị cho thương hiệu của bạn, đơn giản bằng cách cung cấp cho người tiêu dùng phản hồi từ một khách hàng khác. Đó không còn là lời của bạn (có thể là thành kiến), mà là của một người khác ở cùng vị trí với họ. Trong một công ty B2B, lời chứng thực từ những khách hàng lớn nhất của bạn là lý tưởng. Mặt khác, trong với các công ty  B2C, trích dẫn ngắn với phản hồi gắn liền với các giá trị của công ty lại tốt hơn cả. Việc này sẽ tạo niềm tin cho khách hàng một cách chân thực mà không phải kiểu quảng cáo thong thường.

8. Thông tin liên hệ

Sau khi đã viết hết những nội dung quan trọng, hãy bổ sung thêm thông tin của doanh nghiệp vào cuối trang: bao gồm địa chỉ, số điện thoại, email và fax của bạn (nếu cần) ở đầu tài liệu. Trong khi đó, nếu điều này dành cho một trang web hoặc diễn đàn trực tuyến khác, bạn có thể chỉ cần thêm thông tin liên hệ siêu liên kết của mình ở cuối trang.

9. Đừng quên lời kêu gọi hành động.

Nếu bạn thực sự muốn thêm phần hoàn thiện đó vào hồ sơ công ty của mình hãy nhớ kết thúc bằng lời kêu gọi hành động. Đây có thể là nội dung như sau: 'Để tìm hiểu thêm, hãy truy cập trang web của chúng tôi "hoặc" Để biết thêm thông tin, hãy liên hệ với XXXXXX ".
 

10. Kiểm tra và chỉnh sửa

Sau khi đã hoàn tất những nội dung trên, hãy kiểm tra và đọc lại thật kỹ nội dung hồ sơ năng lực công ty để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào. Khi viết quá nhiều nội dung việc bỏ sót những lỗi nhỏ là điều dễ gặp phải. Nên việc kiểm tra lại là một bước rất quan trọng. Nếu người đọc phát hiện ra lỗi sai chính tả trong nội dung hồ sơ năng lực công ty bạn, sẽ tạo nên một thiện cảm xấu hay đánh giá rằng công ty bạn chưa chuyên nghiệp.

Nội dung hồ sơ năng lực công ty giống như là linh hồn của thiết kế, giúp thiết kế hồ sơ năng lực thêm hoàn thiện. Nội dung và thiết kế phải hài hòa với nhau, đảm bảo mang đến một trải nghiệm đáng nhớ cho người đọc từ trang bìa đến trang cuối cùng.

Với Tempe, với mỗi sản phẩm hồ sơ năng lực công ty, chúng tôi luôn chú trọng chỉnh chu từng hình ảnh thiết kế đến việc lựa chọn câu từ phù hợp với doanh nghiệp. Trong suốt những năm qua, Tempe đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong đa dạng các lĩnh vực từ F&B, FMCG, xây dựng,..với nhiều thiết kế hồ sơ năng lực đa dạng và độc đáo.
 

Nếu công ty bạn cần một đơn vị tin tưởng và chuyên nghiệp để thiết kế và viết nội dung Hồ sơ năng lực hay liên hệ với chúng tôi.